購買管理

購買管理とは、ソーシングやパーチェシング、契約締結・管理、サプライヤー管理など、組織の購買業務に関する内容全般を管理することです。適切な購買管理を行うことは、コスト削減や業務効率化、オペレーションミスの抑制、不正防止などにつながるため、企業にとって不可欠な取り組みの一つだといえます。その一方で、広範囲なコンプライアンス対応が求められるため、留意しなければならない点が数多く存在します。そこで、今回は、購買管理の目的や課題、適正な購買管理の実現に向けた取り組みのポイントなどについて解説します。

購買管理とは

購買管理とは、一言で言うと、適切に購買業務を管理し、内部統制の徹底や最適な運営を図ることです。購買業務は、「購買に関する基本方針・ルール策定」「購買するモノやサービスの納期・品質・安全管理」「購買取引に関する契約締結」「購買プロセスの効率化やコスト削減の追求」「サプライヤー管理」「購買データの管理・分析」などが挙げられます。購買管理は、これら業務が適切かつスムーズに行われるように管理しなければなりません。

購買管理の目的

購買管理の大きな目的は、会社が定めた購買規定やプロセスに沿って一連の購買業務を適切に管理していくことです。また、近年はコンプライアンスが強く求められるようになっているため、それらに適切に対応することも求められます。いずれにしても重要なのは、購買管理を適切に運用することにより、購買担当者の業務が効率化され、より良いパフォーマンスを発揮すること、また、部門全体としての生産性を向上させることです。

最近の購買管理の動向

近年の購買管理の動向を見ると、業務効率化の推進やコンプライアンスの強化に加え、不確実な状況下での購買リスク管理が求められる中、積極的に新しいシステムやツールを活用・導入するケースが増えていることがわかります。この根底には、有用なデータを蓄積しそれを有効活用することで、購買担当者の持つ能力・スキルを補完し、これまで以上の成果をあげようとする、企業側の考えがあります。購買管理においてはこれまでも、システムやツール、Excelなどが活用されてきましたが、テクノロジーの進展によって、より効率的な業務運用が可能になりました。日々の業務を通じて蓄積されるデータを有効に活用することで、個人の経験や勘に頼らない、データに基づいたより効率的且つ効果的な購買業務の推進や適切なKPIの設定が行われるケースが増えています。

また、サステナビリティの追求が、事業を強くし、企業価値を高めるという理解が進んだことで、多くの企業において「持続可能な調達」の取り組みが強化されています。そのため、現在はサステナビリティを重視した購買管理も重要になってきています。

【参考】
購買・調達業務関連システム一覧をご紹介

購買管理の業務

ここからは、購買管理の中でベースとなる業務や仕組みについて解説します。

1.ソーシング

ソーシングでは、購入要求を十分に把握した上で、サプライヤー選定や価格およびその他の条件を決定します。仕様や取引条件を規定し、購買交渉を通して最適な購入条件に決着させることを目的とします。

2.契約締結・管理

購買契約を締結する「契約締結」と、締結した購買契約を管理し、契約の更新漏れを防いだり、さらにはより有利な条件の契約につなげていく「契約管理」の2つの面から構成されます。

3.サプライヤー管理・評価

サプライヤー管理・評価の目的は、QCD（Quality(品質)・Cost(コスト)・Delivery(納期)）を満たす優良なサプライヤーを確保することです。 それを実現するために、サプライヤーに対するPDCA管理やサプライヤー・ライフサイクル管理の適正な実施が必要になります。

4.パーチェシング

パーチェシングとは、ソーシングや個別契約に基づいて実施される発注業務です。購入品を発注し、納期進捗を確認・管理するとともに、検収・支払処理を行う業務です。

5.支出分析

支出分析は、様々な分析軸で購買データを抽出・分析することで、支出削減や業務改善の機会を特定するために実施されます。具体的には、誰が（部署やユーザー）、なにを（購買カテゴリ）、どこから（サプライヤー）、いつ（発注時期）、どのようなプロセス・手段で購入しているか等の購買データを可視化し、自社とサプライヤーの両方の視点から購買業務の改善機会を特定することを目的としています。一例として、集約化による購入価格の低減（集中購買）、コンプライアンスの確保、購買プロセスの改善、業務効率性の向上などがあります。

6.購買コンプライアンス

購買コンプライアンス とは、全社的に決められた購買規程やルールを社内の各部署や社員に守らせることです。対象は法令に限られるものではなく、企業に求められる倫理や規範、社内の購買規程や方針など、その対象は広範囲に及びます。したがって、それらを健全に行うための仕組みが必要になります。昨今のコンプライアンス重視の流れにより、購買コンプライアンスや内部統制を強化する企業が増えてきており、そのレベルも年々高くなっています。購買・調達業務が複雑化・高度化している昨今、社内外に潜むさまざまなコンプライアンスリスクに対して、適切に対応できることが求められています。

7.購買リスク管理

購買・調達環境を取り巻くリスクが様々な形で表面化する中、サプライヤーからの供給停止・遅延リスクに対応できるよう適切なリスク管理が求められています。水害や震災等の自然災害発生時に迅速な対応が取れるように、重要サプライヤーを明確にし、それらサプライヤーの生産拠点や物流ルートを把握の上、代替サプライヤーの確保や迂回経路の特定、人的リソースの手当てなどを進めていく必要があります。

8.CSR調達

CSR調達 とは、企業の社会的責任（CSR）の原則や指針に沿って自社の調達プロセスを設定し、それに基づき調達業務を行っていくことです。より具体的には、環境保全や社会課題の解決といった観点で、調達するモノやサービスの仕様・要求事項・基準等を設定したり、サプライヤーを選定したりすることが求められます。

9.オンボーディング支援（システムの定着化）

購買・調達関連システムにおける「オンボーディング」とは、ユーザーがシステムの仕様や操作方法を把握し、自身の手でシステムを活用できるまで導くプロセスのことです。オンボーディングの方法はさまざまありますが、ユーザーのリテラシーや導入するシステムの特性によって、適した方法を選択する必要があります。

【参考】
購買関連システムのオン・ボーディングを成功させるには？～支援サービスの種類と比較ポイント～

購買管理の5原則

購買業務を行う上で、押さえるべき5つの原則があります。それが「購買管理の5原則」で、以下のような内容です。

1.適正な品質の確保

適正な品質とは、仕様書に記載された規格や機能、性能を満足することを指します。適正な品質を確保するためには購買品の品質をきちんと評価できるよう要求品質を数値化し、それを仕様書に記載することがポイントです。そうすることで後々のトラブル防止にもなります。

2.適正な数量の決定・確保

適切な品質や納入場所を確保できても、適切な数量を確保できなければ意味がありません。と言うのも、数量が多すぎると、在庫管理にコストがかかり、場合によっては廃棄によるロスが生じてしまい、必要な数が足りなければ、業務停止のリスクやそれに伴う販売活動の停滞、信用の喪失など、業務に重要な影響を与える可能性があります。

3.適切な場所への納入

一言で言うと、適切な場所に良好な状態で納入されることを指します。しかしながら、適切な納入場所を決定するには、購入品の重要度次第では、配送ルートやそれに伴う配送コスト、関税や手数料、さらには戦争や自然災害など、様々な要素を考慮する必要があります。

4.適正な納期を決定し指示し守らせる

納期の設定を誤ると、自社の業務に支障が生じたり、余計な在庫コストが発生することになるため、需要に応じた適切な納期を設定することがポイントです。設定した納期を守ってもらうためには、サプライヤーに無理をさせない納期を設定することも大切です。

5.適正な価格で購入する

仕入価格は会社の利益に影響する重要な要素であるため、要求する品質を確保し適正な価格で購入することが求められます。適正な価格で購入するためには、サプライヤーに競争原理を働かせたり、スケールメリットを与えコスト削減させる（集中購買 ）ことで購買の価格交渉力を強化し、仕入価格の低減を図ることが重要になります。仕入価格の評価に際しては、取得コストだけではなく、取得から廃棄までの過程を通して必要とされる運転費や保全費、人件費などを含めたトータルのライフサイクルコストで評価する必要があります。

購買管理に関する法律

購買管理を適正に行うためには、法律に関する知識が必要です。以下に、特に重要な法律と、そのポイントを挙げます。

下請法

下請事業者の保護を図り、下請取引を公正に行わせることを目的としています。下請法が適用される取引の範囲は、「物品の製造委託」、「修理委託」、「情報成果物の作成委託」、「役務提供の再委託」の4種であり、それぞれ資本金による基準が設けられています。

独占禁止法

独占禁止法は自由主義経済の健全な維持と、市場における競争原理の確保を目的とした法律で、「私的独占の禁止」、「不当な取引制限（カルテル）の禁止」、「不公正な取引方法の禁止」の3つの柱よりなります。

建設業法

建設工事の適正な施工を確保し、発注者を保護するとともに、建設業の健全な発達を促進することを目的としています。

印紙税法

印紙税法とは、日常の経済取引に伴って作成する契約書や金銭の受取書（領収書）などの文書に印紙税を課すことを定める法律です。

電子署名法

電子署名の円滑な利用を確保することにより、電子商取引を利用した社会経済活動の一層の推進を図ることを目的としています。

電子帳簿保存法

納税者の国税関係帳簿書類の保存にかかる負担軽減をはかるために電子で保存すること認めた法律。

購買管理の課題

これまでの購買管理は、会社が定めた購買規定に沿った業務運用や規定の枠組みの中で改善を図っていくケースが多く見られました。あるいは、他社の事例や購買規定を模倣したり、世の中のトレンドに合わせて単に購買管理システム を導入したりするなど、横並びを重視した購買管理が少なくありませんでした。しかし、そのような購買管理を行っていても、目まぐるしく変化する調達・購買環境に対応できず、期待する成果もあげられません。特に最近は、社員の働き方やワーク・ライフ・バランスに配慮しなければならない一方で、従来からのコスト削減の要求に加え、環境や社会に配慮したCSR調達、購買リスク管理の仕組みづくりなど、新たな役割も求められるようになり、ますます負担が増える傾向にあります。

また、業務のグローバル化・複雑化が進展し、より高度な購買管理が求められるようになってくると、さまざまな知見やバックグラウンドを持った人たちとチームを組んで仕事を進めていくことも多くなります。現在、こうした点でいかに効果的な購買管理を推進できるかが、多くの企業で問題となっています。

適正な購買管理に向けて

では、このような状況を受けて、企業はどのように対応するべきでしょうか。まず、これからの購買管理は、その時々の状況変化に応じた最適な業務改善や高い水準で業務の高度化ができるような柔軟性と拡張性を持ったものへと変革しなければなりません。そうなると、それぞれの会社が自社のビジョンや戦略の実現に資するために、より独自性を重視した購買管理を目指していくことになるでしょう。

このように独自性が重視されることによって、各社の購買管理の考え方や進め方に、大きな違いが出るようになります。また、購買管理に関する考え方や進め方の違いが、購買方針や施策の違いとなって表れ、それが今後の購買部門の成果を大きく左右していく源泉となります。そういう意味でも、独自性を持った購買管理をいかに実現するのかが、これからの購買部門には強く求められるでしょう。それと同時に、企業も社会を構成する一員であることを意識しなければなりません。法令遵守や環境配慮への取り組みなど、企業は社会に対して一定の責任を負っているため、こういった社会的責任（CSR）を果たすことも、これからの購買管理を行う上で欠かせない要素といえます。そのためにも、コンプライアンスを重視した購買管理のあり方を構築し、適正に運用していくことが重要です。