購買管理システムとは？種類と選び方・比較ポイントを解説！

購買管理システムとは、ソーシングからパーチェシングまでの一連の購買プロセスを一元管理し、購買業務の効率化と質の向上を図るシステムです。自社のERPやサプライヤーのECサイトとの連携（パンチアウト連携）、支出分析といった昨今の購買業務に必要とされる機能が備わるなど、購買戦略をシームレスに実現するためのツールとして進化を続けています。

購買管理システムの基本機能や導入のメリットを説明するとともに、種類や直近のトレンド、選定・比較のポイント、おすすめの購買管理システムを紹介していきます。

購買管理システムとは

購買管理システムとは、購買に関わるさまざまな業務を効率化・一元管理できるシステムのことです。システムがカバーする業務領域によっては、「Source-to-pay (S2P)システム」や「Procure-to-Pay（P2P）システム」などと呼ばれることもあります。購買業務は、サプライヤー選定や契約交渉・管理などを行う「ソーシングプロセス」から見積、発注、検収、請求照合などを行う「パーチェシングプロセス」まで非常に多岐に渡るため、効率的な運用が求められます。購買管理システムが果たす役割は、これらの業務を一元管理することで効率化を図り、購買業務のスピードと質の向上を実現することです。日本でサービスを展開する購買管理システムには、主に「Source-to-pay (S2P) 」「Procure-to-Pay（P2P）」「Procure-to-Order（P2O）」「カタログ購買特化型」などのタイプがあります。たとえば、「Source-to-pay (S2P) 」では、ソーシング領域とパーチェシング領域を対象としている一方で、「Procure-to-Pay（P2P）」では、パーチェシング領域のみを対象としています。このような戦略・プロセスの違いにより、強化されている機能・特徴が異なっているのです。

購買管理システムで実現できること～代表的な機能例～

購買管理システムに搭載されている機能は各システムで異なりますが、ここでは主な機能を購買プロセスごとに整理します。

ソーシング

ソーシング戦略の立案を支援する仕組みで、RFx機能や複数のオークション機能、支出分析、削減実績把握などの機能が提供されています。また、契約管理へ連携する機能がある購買管理システムを活用すれば、ソーシング結果に基づいて契約書のドラフトをシームレスに作成でき、契約のミスや漏れ防止に繋がります。

パーチェシング（購買依頼＆購買発注）

発注機能や見積機能、入荷検収機能などパーチェシングに必要な機能が搭載されています。業務の進捗状況やステータスもシステム内で一元管理することができます。また、購入プロセスの簡素化や購入作業負荷の低減に役立つ「カタログ購買 」や「サービス購買」といった機能を有したタイプも提供されています。

請求照合＆支払い

電子請求に必要な機能を備えており、請求書のペーパレス化や請求処理の自動化を実現します。注文書や契約書に基づく請求書、注文書のない請求書など、あらゆる形式の請求書に対応可能です。

サプライヤー管理

サプライヤーのパフォーマンス・リスクの評価・管理を支援する仕組みで、サプライヤーの経営状況、財務の健全性、取引実績、保有する技術・資格等の評価を保管・共有することができます。

契約管理

契約作成や交渉、管理を支援する仕組みで、契約締結までのタスクの進捗状況や基本契約および個別契約の条件や文書を保管でき、ペーパーレス化に加え、契約書の保管の一元化、コンプライアンスの強化を実現します。同時に多くのサプライヤーとの契約を管理する必要がある場合、こうした契約管理機能を活用することで、契約管理業務の大きな効率化が期待できます。

分析・レポート

購買実績データや支出状況などをさまざまな切り口から分析する機能です。課題が明確になることで、より戦略的な購買活動を行うことができます。

購買管理システムが必要とされる背景

購買・調達を取り巻く環境は厳しさを増しており、従来からのコスト削減要求に加え、SDGsなど社会ニーズへの対応、安定的な購買、付加価値の創造など、経営に貢献する新たな役割も求められるようになってきました。

また、昨今の世界的な物流の混乱や、部品・材料の調達難・価格高騰などにより戦略的な購買活動の必要性もより一層高まっています。しかし、決められたリソースでこれらを実現するのは簡単ではなく、購買担当者の負荷は高まる一方です。同時に、コスト面での最適化も課題となっています。こうした背景のもと、時間的・コスト的・人的な無駄を省き、より効率的かつ効果的な購買業務を実現する購買管理システムへの期待が高まっているのです。

購買管理システムを導入するメリット

購買管理システムを導入することで得られるメリットを、具体的に見ていきましょう。

一元管理による効率化

購買業務は、サプライヤー選定・契約交渉に始まり、見積、発注、納期調整、検収、請求照合と業務内容が多岐にわたります。また、サプライヤーや依頼部門等の社内外関係者との密な情報共有が求められます。購買管理システムを活用すれば、購買業務のあらゆる情報の一元管理により、効率化を実現できます。また、情報の伝達ミスや手間がなくなり、リアルタイムな情報共有が可能になります。

システム化によるコスト削減

購買業務ではオペレーション業務が多く発生しますが、これらを手作業で行っている環境では購買担当者の負荷が高く、人件費増になりがちです。購買管理システムには、ソーシング・パーチェシングにおけるさまざまな業務を効率化できる機能が備わっているため、購買担当者の工数を大幅に削減できます。するとコア業務に集中できるようになり、購買にかかるトータルコストの削減も期待できます。

業務の質とスピードの向上

購買業務が効率化されると業務スピードが上がり、効率的な購買業務を実現できます。また、属人化している知識や情報の共有が進めば、購買業務の質が向上することも期待できます。データや情報がシステムに蓄積されることも、購買管理システムを活用するメリットです。そのデータを元に分析を行い、今後のソーシング戦略やサプライヤー戦略、サプライヤーとの交渉戦略などの立案に活かせます。

人的ミスの削減

誤発注や発注漏れなどのオペレーションミスは、会社に多大な損害を与える可能性があります。一連の購買プロセスをシステムで一元管理することで、発注の抜け漏れや遅延といった人的ミスを削減することができます。

購買管理システムの種類とトレンド

購買管理システムの種類と直近のトレンドについて解説します。

機能・特徴から見た購買管理システムの種類

日本でサービスを展開している購買管理システムは、大きく次の4つのタイプに分類できます。

Source-to-Pay (S2P)

ソーシング領域からパーチェシング領域までの全ての購買プロセスを包括したタイプです。Source-to-Payでは、支出分析、ソーシング、契約管理、サプライヤー管理（サプライヤー情報、リスク、パフォーマンス管理を含む）などの戦略的購買活動（ソーシング領域）に必要な機能に加え、発注から検収・支払いまでの業務プロセスに対応した機能（パーチェシング領域）が提供されています。

Procure-to-Pay（P2P）

発注から検収までの「パーチェシング」と「請求書管理と支払い」の機能・プロセスを意識した機能が強化されているタイプです。purchase to payと呼ばれることもあります。パーチェシングプロセスでは、日々大量の伝票・発注処理をする必要があるため、たとえば効率的な発注に役立つカタログ購買機能などがあります。また、購買依頼のステータス管理や電子請求機能など、パーチェシングプロセスで重要となる機能が提供されています。

Procure-to-order（P2O）

「Procure-to-Pay」から「請求書管理と支払い」の機能を除いた発注から入荷検収までのプロセスをカバーしたタイプです。国内でサービスを展開している購買管理システムの多くは「Procure-to-order」に分類されます。Procure-to-orderでは、請求書管理と支払い業務をERPや会計システム側で実施する必要があるため、自社のシステムとの連携に必要なマスタやインタフェース機能などが提供されています。

カタログ購買特化型

カタログ購買や簡易購買のプロセスを意識した機能が強化されているタイプです。MROや事務用品等の管理が行き届きづらい少額な購買品目や間接材 をECサイトのような感覚で簡単に購入できるようになるのが大きな特徴です。また、カタログに掲載されていない商品を購入するケースを想定して、簡易的に見積を取得できる機能を備えているものもあります。カタログ購買や簡易購買に特化しているため、カスタマイズ性が低い反面、コストが比較的安価で導入障壁が低いのが特徴です。

直近のトレンド

購買管理システムの直近のトレンドを見ると、SAP S/4HANAなどのERPシステムとシームレスに連携できる機能が多くなっています。くわえて、コロナ禍でペーパレス化が進んだこともあり、電子契約システム と連携できるなど、昨今の購買業務で活用されることが多い各種ツールとの連携機能も強化されています。ほかには、パンチアウト連携をサポートする機能を備えているものも増えてきました。パンチアウトカタログ は、ECサイトを利用するような感覚で購買できるため、業務効率化につながるほか、システムの定着率アップが期待できるなどのメリットがあります。また、支出の見える化や業務プロセスの改善といった、購買コストの削減を実現するための分析機能を強化しているシステムも目立ちます。業務効率化にくわえ、購買分析の高度化・自動化によるコスト削減を目指したい企業は、こうした機能にも注目するとよいでしょう。

購買管理システムの選び方・比較のポイント

ここでは、購買管理システムを選ぶ際の比較ポイントを解説します。

自社の購買品目や購買プロセスに合っているか

購買管理システムには様々な購買品目やプロセスを想定しているもの、特定の購買プロセスに特化したものがあります。システム化の対象となる購買品目が限られているにもかかわらず様々な購買品目やプロセスを想定したシステムを導入すると、オーバースペックでコストがかかりすぎることもあるため、注意が必要です。自社の購買プロセスや購買データを踏まえた上で、選定することが重要です。

導入目的を実現できるシステムかどうか

購買管理システムの役割は、大きくは購買業務の効率化と最適化です。各システムによって強化されている機能や特徴が異なるため、システム選定にあたっては、導入することで何を実現したいのか、そのために必要なシステムや機能は何かを明確にしておくことが必要です。

たとえば、購買業務の効率化に課題がある場合は、カタログ購買機能や様々なサプライヤーとパンチアウト連携できる機能があると便利です。購買データ分析による戦略的な購買業務を推進したい場合は、分析機能が充実しているシステムが役立ちます。自社の導入目的や課題に照らし合わせて、実現できる機能を備えたシステムを選ぶことが重要です。

他ツールやシステムとの連携が可能か

購買管理システムを、たとえばDocusignやAdobe Signなどの電子契約システムやAmazonビジネス 、Monotaro などのECサイト、EcoVadisのようなサステナビリティ評価システムと連携すれば、より業務の高度化・効率化を図ることが可能です。ただし、各システムで連携できる外部ツールは異なります。自社が利用しているツールや今後導入する予定のものと連携できるかどうかを、事前に確認しておく必要があります。

操作性やユーザビリティに問題ないか

購買管理システムの多くは操作性やユーザービリティに優れていますが、カスタマイズ性が高いほど、設定や取扱いに手間取ることがあります。操作性や使用感が心配な場合は、本格導入の前にデモやトライアル版をお試しすることをおすすめします。また、サプライヤーとコミュニケーションできる機能を備えているものは、サプライヤー側の視点からも操作性や見やすさを確認しておくとよいでしょう。

セキュリティー対策がとられているか

購買管理システムでは、契約や取引データ、支払口座等の機密情報を取り扱うため、セキュリティー対策がきちんと施されていることは重要なポイントです。暗号化通信機能や不正ログイン防止機能、管理者の権限設定といった機能面のほか、システムを提供会社のセキュリティポリシーやセキュリティーに対する姿勢を確認しておきます。

自社が求めるサポート体制があるか

導入や運用に不安がある場合は、サポート体制や範囲を確認しておくことが重要です。なかにはシステムをより有効活用するための提案や他社事例の紹介、業務プロセスのコンサルティング、代行業務までサポート範囲しているところもあります。ただし、サポートの範囲や内容によっては費用がかかることがあるため、費用の有無も併せて確認しておきます。

購買管理システムを提供するソリューション企業一覧

カテゴリ	サービス名	企業名
Source-to-Pay (S2P)	Sap Ariba	SAPジャパン株式会社
Source-to-Pay (S2P)	Coupa	Coupa株式会社
Source-to-Pay (S2P)	Oracle Cloud Procurement	日本オラクル株式会社
Source-to-Pay (S2P)	TWX-21	株式会社日立製作所
Procure-to-Pay（P2P）	Tradeshift	トレードシフトジャパン株式会社
Procure-to-order（P2O）	eBuyer Brains	日本ユニシス株式会社
Procure-to-order（P2O）	楽々Procurement II	住友電工情報システム株式会社
Procure-to-order（P2O）	ジーニー2.0	ジーニーラボ株式会社
Procure-to-order（P2O）	EPCUS	日本ノーベル株式会社
Procure-to-order（P2O）	PLEOMART/PS	日本電気株式会社
Procure-to-order（P2O）	PROCURESUITE	大興電子通信株式会社
Procure-to-order（P2O）	J-PROCURE	JFEシステムズ株式会社
Procure-to-order（P2O）	パーチェスワン	SB C&S株式会社
Procure-to-order（P2O）	ProcureMART	富士通Japan株式会社
Procure-to-order（P2O）	Enterprise Commerce	JFEシステムズ株式会社
Procure-to-order（P2O）	クラウド型間接材調達支援サービス	富士通コワーコ株式会社
Procure-to-order（P2O）	ProPlus購買管理システム	株式会社プロシップ
Procure-to-order（P2O）	LinDo購買	TIS株式会社
Procure-to-order（P2O）	Hi-PerBT	株式会社日立ソリューションズ西日本
Procure-to-order（P2O）	HUE Purchase	株式会社ワークスアプリケーションズ
カタログ購買特化型	APMRO	株式会社アルファパーチェス
カタログ購買特化型	Amazonビジネス	アマゾンジャパン合同会社
カタログ購買特化型	ビズネット	ビズネット株式会社
カタログ購買特化型	べんりねっと	株式会社カウネット
カタログ購買特化型	SOLOEL	ソロエル株式会社
カタログ購買特化型	ソロエルアリーナ	株式会社イーエスシー
カタログ購買特化型	Offside	株式会社トライアンフ21
カタログ購買特化型	たのめーるプラス	株式会社大塚商会
カタログ購買特化型	モノタロウONE SOURCE	株式会社MonotaRO
カタログ購買特化型	OCEAN	アズワン株式会社
カタログ購買特化型	ASKUL	アスクル株式会社
カタログ購買特化型	MISUMI-VONA	株式会社ミスミグループ本社

おすすめの購買管理システム

数ある購買管理システムの中から、おすすめのシステムを紹介します。

SAP Ariba

SAP社の「SAP Ariba 」は、カタログ購買や都度見積購買など多種多様な購買プロセスに対応できる購買管理システムです。同社が提供するERPである「S/4 HANA」とのシームレスな連携はもちろんのこと、API機能を搭載しているため、DocusignやEcoVadis等の購買業務で必要となる各種ツールとの連携も容易にできる多機能で拡張性が高い購買管理システムです。

Coupa

Coupa（クーパ）社の「Coupa 」は、ソーシングからパーチェシングまでワンストップ機能を備える購買管理システムです。累計250兆円を超える取引データをもとに他社とのベンチマーク比較ができるコミュニティ・インテリジェンス機能が最大の特徴です。購買業務に必要な機能を誰でも使えるシンプルでわかりやすいユーザビリティで提供しています。

購買管理システムは健全な購買業務に必須のツール

昨今の購買業務では、業務効率化やコストの適正化、コンプライアンスを強化するための施策など、さまざまな課題を解決していかなくてはなりません。多岐にわたる購買業務を効率的かつ効果的に推し進めるには、購買管理システムの活用は必須となりつつあります。購買管理システムは、昨今の複雑化・多様化する購買業務にも対応するなど、透明性と競争力のある購買活動を支援するツールとして、その役割も広がっています。自社の購買戦略を実現する手段として、検討してみてください。