電子契約システムとは？機能や比較・選び方 ～購買業務におけるおススメのソリューションを解説～
購買・調達NAVI
電子署名法や電子帳簿保存法などの電子契約に関する法律の整備に加えて、電子署名やタイムスタンプなどの技術的な進歩もあり、日本でも電子契約を導入する企業が急速に増加しています。場所や時間にとらわれず、契約や承認などの契約業務を円滑に実施できることから、昨今では働き方改革やテレワーク推進の有効な手段として、電子契約への期待がさらに高まっています。とりわけ購買取引で使用される文書は、電子契約に関する法的要件を満たすことで、ほぼ全て電子化することができます。そこで注目したいのが、契約業務の効率化・電子化に役立つ「電子契約システム」。導入により実現できることや期待されるメリット、比較検討時の選定ポイント、おすすめの電子契約システムを解説します。
電子契約システム機能とは
電子契約システムには、どのような機能があり、購買契約業務においてどのようなことが実現できるのでしょうか。
電子契約システムとは
電子契約システムとは、これまで紙ベースで行ってきた署名、捺印といった契約業務を電子的に行うためのシステムです。印刷や署名押印、郵送といった物理的な作業・やり取りが不要となり、クラウド上の契約書に対してオンラインで双方が署名を行うことで契約締結を完了することができます。従来型の紙の契約書と比較すると以下のような違いがあります。
| 分類 | 書面契約 | 電子契約 |
|---|---|---|
| 媒体 | 紙 | 電子データ |
| 発行方法 | 原紙郵送、直接持参 | 電子データの受け渡し |
| 署名方法 | 押印、署名 | 電子署名 |
| 締結証明 | 割印 | タイムスタンプ |
| 保管方法 | 倉庫、キャビネット、書棚 | サーバー上 |
購買における契約業務は、正確性とスピードが求められ、かつ購買契約に関する知識も保有する必要があります。しかし、購買契約作成に始まり、契約締結とそれに伴う交渉業務、契約リスク評価、社内の決裁手続き、各種契約の管理など、購買契約に関する業務内容・知識は多岐にわたり、多くのリソースを割かれているのが現状です。電子契約システムの導入により、これら一連の契約業務の多くをシステム上で効率的に行えるようになります。
電子契約システムで実現できること～代表的な機能例～
電子契約システムで実現できることを、以下の通り整理しました。ただし、搭載されている機能はシステム各社で異なるため、導入の際は注意が必要です。
電子署名
契約書等をデータ化した電子文書に署名フィールドを作成し、電子署名を入力できるようにする機能です。本人がその文書に署名していること（本人性の確認）と文書が改ざんされていないこと（同一性の証明）を示す仕組みです。
電子文書送信
電子署名が必要な文書を署名者に送信できる機能です。署名者や内容の異なる文書の一括送信や署名依頼に対応しているシステムもあります。
タイムスタンプ
電子署名がされた日時や送信日時など電子文書にタイムスタンプを付加する機能です。電子署名とタイムスタンプを併用することで、文書の改ざんリスクの最小化を実現します。
電子証明書発行
署名者の本人性を担保する電子証明書の発行を第三者機関（電子認証局）に申請できます。証明書は秘密鍵と公開鍵という暗号技術により認証されます。発行時に本人確認を行っていることが信頼性の確保につながる一方で、利用者毎に申請手続きが必要になります。
文書保管
署名した文書は証明書にて改ざんできない形式に変換され、システム上で保管されます。依頼者や署名者は署名文書をいつでもダウンロードすることができます。
文書検索
署名した社内の部署や担当者、サプライヤー、契約内容などをキーワードにして電子文書を検索できます。サプライヤーや契約内容などで一覧表示することも可能です。
ログ管理
いつ、誰が、どこで(どのIPアドレスで)、署名・押印をしたかのログ（記録）を確認できます。
ワークフロー管理
電子契約を締結するための一連の業務プロセスや承認フローを設定できる機能です。例えば、文書に署名する順番をあらかじめ設定したり、上長の承認がなければ契約プロセスが先に進まないよう設定したりできます。
他のシステムとの連携（API連携）
API連携により、他のシステムとシームレスに連携できる機能が備わっています。各種ドキュメント管理システムや購買管理システム、ワークフローシステム、グループウェアなどと連携した電子契約・電子署名の運用を実現でき、利便性の向上や多様なビジネスニーズへの対応を実現します。
テンプレート
契約書などのひな形（テンプレート）を作成・登録できる機能です。用途に応じてすぐに利用できるようにしておくことで、契約手続きの効率化に繋がります。
電子契約と電子署名に関する法律
電子契約に関わる主な法律として、「電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）」と「電子帳簿保存法」が挙げられます。それぞれの法律内容を理解し、電子契約が有効となる法的根拠を確認していきます。
電子署名法
電子署名法とは、これまで紙文書で行われていた押印やサインに相当する証明手段として、電子署名の効力を規定したものです。電子署名法では、本人による電子署名が行われた電子文書についての法的効果が定められました（電子署名法第3条 ）。また、次の要件を満たす電子署名が付された電子文書は、押印または署名された紙の契約書と同等の法的効力があると認められます（電子署名法第2条 ）。
・本人性証明：電子文書が署名者本人により作成されていることを証明できること
・非改ざん性証明：署名時点から電子文書が改ざんされていないことを証明できること
電子帳簿保存法
従来、契約書、注文書、見積書、納品書、請求書等の国税関係の帳簿書類は紙の形式で7年間保存することが義務付けられていましたが（法人税法施行規則59条ほか）、次の要件を満たすことで、電子データでの保存が認められました（電子帳簿保存法10条 ）。
- ・真実性の確保：認定タイムスタンプあるいは社内規程があること
- ・関係書類の備付：マニュアルが備え付けられていること
- ・検索性の確保：主要項目を範囲指定および組み合わせで検索できること
- ・見読性の確保：データを確認できるディスプレイやプリンター等が備え付けられていること
電子契約システムの導入によるメリット
電子契約システムを導入することで得られるメリットを具体的に見ていきましょう。
契約管理の効率化
電子契約システムでは、契約情報をシステム上で一元管理できるため、煩雑になりがちな契約管理業務を効率化できます。紙の契約書を保管するための書棚や倉庫などを用意したり、書棚や倉庫から契約書を探し出す手間がなくなり、いつどこからでも必要な契約書に容易にアクセスすることができます。
契約業務の生産性向上
マニュアルで行っていた契約業務の多くをシステム化・電子化できれば、購買担当者のリソースを有効に活用できるようになり、生産性の向上が期待されます。また、DocusignやAdobe Sign等の一部の電子契約システムには、SAP AribaやCoupa等の主要な購買管理システムと容易に連携できる機能（API連携）が備わっています。購買管理システムと電子契約システムをデータ連携させることで、契約手続きと契約管理を一気通貫に管理できるになり、購買担当者の業務負担軽減や契約業務の高度化・適正化に繋がります。
契約手続きのスピードアップ
従来の契約手続きおいて必要な紙の契約書や物理的な署名・押印、郵送といった手続きがなくなるため、自社と相手方の双方の業務負担を軽減することができます。また、システム上でリアルタイムのステータスを確認できるので契約手続きの可視化にもつながります。リマインダー機能を使うことで、何度も電話やメールで催促する必要がなくなり、契約漏れや確認漏れといったリスクが減るので、結果的に契約手続き全体をスピーディーに進められるようになります。
コスト削減
契約手続きや管理の効率化はコスト削減にもつながります。特に、紙代や郵送費、保管費、収入印紙代削減などは分かりやすいコスト削減効果です。さらにそれら作業にかかる人件費も削減できます。電子契約システム導入の障壁の一つとして「社内の抵抗勢力の存在」が挙げられますが、社内関係者を説得するための材料として、目に見えるコスト削減効果は大きな材料になります。
ヒューマンエラーの軽減
購買契約業務ではミスの許されない業務が多くを占めますが、すべての内容を確認するには相応の工数がかかります。電子契約システムでは、書類の不備や抜け漏れを簡便にチェックできるため、ミスの軽減に役立ちます。また、購買管理システムと連携させることで、転記する際にミスが発生するというヒューマンエラーも防ぐことが可能です。
コンプライアンス対策
法務部門のレビューを経た上で、契約交渉・締結プロセスを進めるワークフローを構築できるので、契約条項に対する知識が少なく不利な契約を締結してしまったり、契約書に曖昧な表記を残す等のリスクを防ぐことができます。また、契約期限切れによる更新漏れなどのメンテナンスのリスクも契約ステータスの一元管理により軽減できます。
ペーパーレス化＆テレワーク対応
契約書への署名、捺印といった作業をシステム上で完結できるため、ペーパーレス化を推進することができます。とくにテレワークを進める場合、ペーパーレス化は必須と言えます。場所を問わずに契約締結、署名・押印ができる電子契約システムは、テレワークの障害となる紙ベースの業務からの脱却を実現し、テレワークのスムーズな導入と運用に役立ちます。
電子契約を比較するときの選定ポイント
多彩な機能を持つ電子契約システムですが、現在は様々なものが提供されており、自社に最適なシステムを選ぶのが難しいという声も聞こえます。選定する際は、どのようなポイントに着目すべきなのでしょうか。
電子帳簿保存法に適応しているか
電子契約システム単体では、電子帳簿保存法の要件（真実性・可視性・検索性等）全てを満たすのは難しいとされています。とりわけ、検索性については、購買管理システム等の他のシステムと連携すること等での対応が考えられます。購買取引において電子帳簿保存法の対象となる書類は、契約書、見積書、注文書、注文請書、納品書、検収書、請求書など様々なものがあります。電子契約システムをどのような書類に利用するのか、また、どのように電子帳簿保存法の要件を満たすのか等は各社の状況や判断で異なります。法解釈についても、自社で所轄税務署等に確認する必要があります。
法的拘束力があるかどうが
電子的に締結された契約書が効力を有すると認められるために電子署名とタイムスタンプが広く利用されています。しかし、それだけではなりすましで契約されるリスクがあるため、本人確認を確実に実施する方法として、二要素認証による本人確認（立会人型）や、当事者が取得した電子証明書で確認する方法（当事者型）などがとられています。本人確認をどこまで厳格に行うのかはシステムにより異なり、電子契約システムの中には、必ずしもそういった要件をすべて満たしていないものもあります。
本人性を確実に担保できるため、当事者の電子証明書による確認（当事者型）の方が法的効力が高いとされていますが、二要素認証などによる立会人型でも法的効力は十分という見解が各省から出されている状況です。そのため、システムの選定・導入に際しては法的に問題なく利用できるものかどうかをしっかりと確認の上、自社の方針や対象とする文書の種類などを踏まえて、どのシステムが最適かを検討する必要があります。
セキュリティ対策は問題ないか
電子契約システムでは、契約や購買取引に関する機密情報を取り扱うため、セキュリティー対策が取られていることは大変重要なポイントです。セキュリティが万全でなければ、サイバー攻撃に遭遇する可能性が高まります。セキュリティが脆弱だと、機密データを盗難されたり、悪用されてしまったりと甚大な被害を受けることも考えられます。通信の暗号化のほか、改ざん防止機能や不正アクセス防止機能、常時稼働の可用性、監査証跡機能などのセキュリティ対策を備えているかという点も確認ポイントです。自社のセキュリティポリシーに合っているどうかも確認しておきましょう。
購買管理システムとの連携はできるか
契約の作成、交渉、締結、管理など、一連の購買契約業務全てを一気にシステム化したい場合は、どの電子契約システムを導入するかがとても重要です。システム間の連携ができる機能はあるのか、また、どの購買管理システム と連携できるのかという点は必ず確認しましょう。導入したシステム次第で、業務効率や労力に大きな差が出ます。購買管理システムと連携ができない電子契約システムを選んだ場合、業務プロセスが分断され、業務ごとにマニュアル作業が発生するなど、非効率になってしまうことがあるため注意が必要です。
ユーザビリティに優れているか
ほとんどの電子契約システムは操作性やユーザビリティに優れていますが、機能性やカスタマイズ性が高いものほど、操作や設定に手間がかかる可能性があります。操作性や使用感に不安がある場合は、本格導入の前にトライアルやデモ版を活用して、導入後の使用方法をできるだけ明確にイメージしましょう。また、限られたメンバーだけではなく、実際に使用するユーザーへのヒアリングも有効です。
また、サプライヤー側の視点からも操作性や見やすさを確認しておくとよいでしょう。電子契約システムの中には、自社とサプライヤーの両方がそのシステムのアカウントがないと使えないものもあります。サプライヤーがアカウントを持っていないがために、紙で契約締結せざるを得ないケースが生じてしまうと、せっかくの電子契約システムの機能が十分に活かせません。アカウントがなくても、署名ができる電子契約システムを導入することがサプライヤーにとっても望ましいでと言えます。
購買契約業務における電子契約システムの活用例
購買取引に係る契約の種類は、購買品目と取引形態により、おおよそ下記の通り分類されます。予め各種契約書雛型を作成し、用途に応じてすぐに利用できるように登録することでスムーズに契約業務を進められます。
- ・基本契約
- ・工事請負契約
- ・秘密保持契約
- ・保守契約
- ・預託契約
- ・開発委託契約
- ・業務委託契約
- ・人材派遣契約
- ・物流委託契約
- ・ソフトウェア開発委託契約
- ・ソフトウェア使用許諾契約
また、購買管理システムと連携可能な電子契約システムを使用すれば、一連の契約プロセスを完全に電子化・システム化することができます。例えば、DocusignとSAP Aribaを連携させると、下記のようなシームレスなエンドツーエンドの契約プロセス が実現できます。
契約プロセスの一例
| 手順 | システム | プロセス |
|---|---|---|
| ① | SAP Ariba | 事前に設定されたTODOタスクや承認プロセスに基づき、契約手続き開始 |
| ② | SAP Ariba | 取引内容に応じた適切な購買契約書雛型を選択の上、サプライヤー宛てに送付 |
| ③ | SAP Ariba | サプライヤーは購買担当者より受領した購買契約書を確認し、異義がある場合は、購買担当者に修正案を送付 （※異義がない場合は、下記⑧に進む） |
| ④ | SAP Ariba | 購買担当者は、サプライヤーより受領した修正案を確認後、修正案のリスクを評価する部門（法務部等）に送付 |
| ⑤ | SAP Ariba | リスク評価担当部門は、修正案のリスク評価を行い、サプライヤーへの回答案を作成後、購買担当者に送付 |
| ⑥ | SAP Ariba | 購買担当者は、評価担当部門より送付された回答を確認した上で、サプライヤー宛てに送付 |
| ⑦ | SAP Ariba | サプライヤーは、回答を確認後、再度修正案を送付 |
| ⑧ | SAP Ariba | 購買担当者とサプライヤーとの間で契約内容が合意され、承認プロセスに進みます。 |
| ⑨ | Docusign | 承認プロセス完了後、購買担当者とサプライヤーとの間で、契約調印 |
※④～⑦までをバイヤー企業側とサプライヤーで契約内容の合意に至るまで繰り返します。
おすすめする電子契約システム
Docusign
ドキュサイン社が提供する「DocuSign」は、契約業務に関するあらゆるニーズに対応できる、世界最高水準のセキュリティ対策が施された電子契約システムです。一連の契約プロセスをシステム上で一元管理し、契約書の作成から締結、その後の管理までを一括管理することが可能です。また、SAP AribaをはじめとするSAP製品との容易な連携により、契約業務の高度化・効率化を実現します。
Adobe Sign
アドビ社が提供する「Adobe Sign」は、デジタル文書の分野で培った技術やノウハウが活かされた信頼性の高い電子契約システムです。どのような企業でも簡単に導入・運用を開始することができ、電子契約がもたらすメリットを容易に得ることができます。また、SAP AribaやCoupaなどの代表的な購買管理システムとの連携機能など、多彩な機能を搭載しています。重要な契約書などの「法的効力の強さ」を重視するのであれば、当事者署名型の電子署名による電子契約に対応したシステムである「Adobe Sign」が候補になります。
その他の電子契約システム
| 企業名 | サービス名 |
|---|---|
| ドキュサイン・ジャパン株式会社 | DocuSign |
| アドビ株式会社 | Adobe Sign |
| 弁護士ドットコム株式会社 | CloudSign |
| GMOｸﾞﾛｰﾊﾞﾙｻｲﾝ・ﾎｰﾙﾃﾞｨﾝｸﾞｽ株式会社 | 電子印鑑GMOサイン |
| ContractS株式会社 | ContractS CLM |
| 株式会社サイトビジット | freeeサイン |
| 株式会社ワンビシアーカイブズ | WAN-Sign |
| jinjer株式会社 | ジンジャーサイン |
| 日鉄ソリューションズ株式会社 | CONTRACTHUB |
電子契約システムはリスク管理と効率化への対応に欠かせないツール
紙ベースで行ってきた契約締結・管理業務をシステム化・電子化することにより、時間的・コスト的にも大幅な削減が見込める電子契約システム。リモートワークやペーパーレス化、コンプライアンス対応、リスク管理など、時代の変化に合わせて機能・対応範囲がさらに広がっており、今後更なる利便性の向上が期待されています。昨今の購買業務を取り巻く環境の変化に迅速に対応しなければならない現在、各種契約のリスク管理や効率化に欠かせないツールといえるでしょう。
