SAP AribaやCoupaが使いにくいという評判は本当？導入の課題と改善アプローチ

SAP AribaやCoupaは、ITの知識がなくても直感的に操作できる、優れたインターフェースを持つ購買管理システム です。簡単かつスピーディーにシステムを導入でき、他のシステムとも容易にシステム連携できる点が特徴ですが、一部ユーザーからは「使いにくい」という意見もあります。このような評判があると、SAP AribaやCoupaの導入を検討している企業は心配になるかもしれません。そこで今回は、SAP AribaやCoupaが使いにくいとされるポイントやデメリット、スムーズに運用するための対応策を解説します。

SAP AribaやCoupaが使いにくいと言われているポイント

SAP AribaやCoupaには、一部のユーザーインターフェースや設定などに使いにくさがあるようです。具体的にどこに使いにくさを感じているのか、その理由やデメリットについて「バイヤー企業」と「サプライヤー」それぞれの視点に分けてみていきましょう。

バイヤー企業にとって使いにくい点

見た目に問題があり使いづらい

SAP AribaやCoupaは、豊富な機能がゆえに操作・入力項目が多く、行きたい場所になかなかたどりつけないという意見があります。SAP AribaやCoupaならではの項目名もあり、そもそも項目の意味が分からないといった声も聞かれます。ユーザーが使用しやすいレイアウトでダッシュボード画面を設定すれば、UIのストレスが軽減されるでしょう。また、優れたUIデザインで直感的な操作を実現する「Guided Buying 」を活用することも効果的かもしれません。

操作が煩雑で使い勝手が良くない

SAP AribaやCoupaは多種多様な購買プロセスをサポートしているため、操作が煩雑になる傾向があります。通常どの企業においても、購買品目や金額、サプライヤーなどによって購買プロセスは異なり、システム上もそのように設定されています。正しい操作をしないとエラーが表示され、いつまでも次のプロセスに進めないため、ユーザーによっては使いにくさを感じるケースがあるようです。特に、伝票変更やキャンセル処理、誤操作後のリカバリ対応、想定外のエラー＆ページ遷移の発生など、イレギュラーな操作が必要な場合、その傾向が強いようです。ユーザーの操作性や使い勝手のよさを考慮し、購買プロセスや操作手順は可能な限り簡素化しましょう。

また、ユーザーフレンドリーな購買プロセスである「カタログ購買 」にユーザーを誘導することもユーザーの利便性向上に繋がります。

マニュアル＆サポート体制が十分ではない

SAP AribaやCoupaのサポート体制が不十分だと不満を持つユーザーもみられます。直感的に操作ができるSAP AribaやCoupaですが、マニュアルがないと使い方がわかりにくいと感じるユーザーもいるでしょう。そのため、マニュアルやFAQを充実させてほしい、問い合わせに対するレスポンスを早くしてほしいといった要望が寄せられているようです。ほかにも、ポータルサイトで閲覧できるドキュメントが見にくいために、知りたい情報に到達できないケースもあるようです。また、ドキュメントも公開していますが、その内容が少なく、コンテンツをもっと充実させてほしいという意見もあります。ヘルプページには、動画コンテンツが用意されていますが、その大半が英語であるため、使いにくいといった意見もあります。

サプライヤーにとって使いにくい点

機能が多く操作が難しい

バイヤー企業側だけではなく、サプライヤー側にも様々な機能が備わっています。しかしながら、機能が豊富であるがゆえにうまく使いこなせなかったり、使いこなすまでに時間がかかってしまうケースが多いように見受けられます。SAP AribaやCoupa特有の見慣れないインターフェースで操作する必要があることも操作方法の習熟に時間を要する要因になっています。SAP AribaやCoupaを通じた取引では、決められた手順で正しい操作を行わないと、次の操作に進めず、途中で手続きが止まってしまいます。場合によっては取引に大きな影響が生じる恐れがあります。このように、SAP AribaやCoupaの安定的な利用には一定の時間を要するため、うまく運用している企業は専任の担当者を設けていることも多いです。

取引する企業によって取引方法や操作方法が大きく異なる

同じSAP AribaやCoupaでも、取引するバイヤー企業によって取引方法や操作方法が異なる点も使いにくいと感じる要因の一つです。例えば、SAP AribaやCoupaは主に「ソーシング」と「パーチェシング」のモジュールで構成されていますが、ソーシングのモジュールで見積依頼するバイヤー企業もいれば、パーチェシングのモジュールで見積依頼をするバイヤー企業もいます。それぞれのケースにおいて、見積回答の操作画面や操作方法は全く異なります。また、納品処理や請求処理についても、バイヤー企業によって対応方法が異なるケースが多いです。頻繁に取引のある企業であれば、時間の経過とともにその企業の取引ルールや操作方法に慣れていくと考えられますが、取引の少ない企業については、取引が生じる都度、取引ルールや操作方法を確認しながら対応することになるため、業務効率の低下や操作ミスに繋がる恐れがあります。頻繁に操作ミスをしてしまうと、取引に支障をきたしたり、バイヤー企業担当者の心証を悪くしてしまうこともあるため、適切なマニュアルの運用が必要といえます。

取得できるアカウント数やその機能に制限がある

SAP AribaやCoupaで取引を行うにはアカウントの登録が必要ですが、バイヤー企業の方針により、取引企業毎に1アカウントの登録しか認められないケースが多いことも使いにくい要因の一つです。というのも、1つのアカウントに登録できる通知メールアドレス（見積依頼や注文、請求などの通知メールの受信先）の数に上限があるため、複数の拠点間で取引する場合や1つのアカウントで多くの企業と取引する場合、登録上限数に収まるよう社内調整をしたり、グループアドレスでの運用が必要になるケースが生じます。それにより、通知メールに対する二重対応やお見合いが発生してしまう可能性があります。また、取引企業毎に異なるアカウントを取得している場合は、アカウント管理が煩雑にならないよう、適切にアカウントを管理する仕組み・体制も必要です。

サポートが十分でない

サプライヤー側においても、サポート体制が不十分といった意見が見られます。想定外のエラーやページ遷移が発生した場合に、気軽に相談できる電話やチャットサポートを導入してほしいといった要望もあるようです。ほかにも、公式のポータルサイトに関しては、「ドキュメントが見にくく、必要な情報にたどり着けない」「ドキュメントの情報が足りない」などの声があげられています。

SAP AribaやCoupaを円滑に運用するためのポイント

SAP AribaやCoupaは、利用者によっては使いにくさを感じるケースもありますが、スムーズに運用するためのポイントが分かれば、業務の質や効率性の向上に有効なシステムです。具体的にどういったポイントを押さえて運用すればいいのか、「バイヤー企業」と「サプライヤー」それぞれの視点に分けて確認していきましょう。

【参考】
購買関連システムの定着化を成功させるには？～支援サービスの種類と比較ポイント～

バイヤー企業が押さえておくべきポイント

ユーザーの本質的な要求を分析し、改善を行う

SAP AribaやCoupaの導入においては、購買プロセスに関与する現場ユーザーの意見を聞くことが非常に重要です。しかし、SAP AribaやCoupaを効果的に活用していく場合、ユーザーの要望を額面通り受け止めてしまうとカスタマイズやアドオンだらけで使いづらいシステムになってしまう可能性があります。特に、従来のやり方にとらわれているような意見を取り入れていると、購買業務を管理・効率化するという本当のゴールから遠ざかってしまうことになります。新しいシステムを導入・運用するということは、それまでのやり方を刷新するということでもあるので、ユーザーのニーズを見極め、プロジェクトチームが先導しなければ、SAP AribaやCoupaの本来の力を発揮することができません。

SAP AribaやCoupaの機能を把握し、最大限活用する

SAP AribaやCoupaには豊富な機能が搭載されているほか、ユーザーのニーズに応えるために継続的に機能改善と新機能のリリースが行われます。すぐに導入可能なものから、カスタマイズが必要なものまで様々です。すぐに導入可能なものだけでも多くの種類があるので、自社の課題解決に役立つものがあれば導入してみましょう。カスタマイズが必要なものは、有償対応であることが多いもののサポートが充実しているため、安心して導入できるというメリットがあります。

他のシステムやツールを活用する

SAP AribaやCoupa単体では、現場の細かなニーズや課題に対応することが難しいケースもあります。そのような場合、他のシステムやツールを活用してみましょう。例えば、RPAを使用すれば、契約公開や請求書照合のプロセスを自動化できたり、チャットボットを介して発注できたりなど、様々なプロセスを自動化・効率化することができます。また、UI改善ツールの活用も有効です。SAP AribaやCoupaの画面に必要なタイミングで操作ガイドを表示したり、不要な項目やテキストボックスに触れないようにマスキングしたりすることで、ユーザーの操作をサポートし、使いにくさの軽減につながります。プロセスマイニングツールも併用すると、改善すべきプロセスや課題が明確になるので、RPAやUI改善ツールを一層効果的に活用することができます。

他のシステムとの連携で機能を拡張する

SAP AribaやCoupaのメリットは、様々なシステムと連携できる拡張性とカスタマイズ性の高さです。S/4 HANA等のERPシステムとの連携はもちろんのこと、DocusignやEcoVadis、Power BIなどの購買業務でよく使用されるツールや自社のニーズにマッチした周辺システムとも容易に連携できます。自社でカスタマイズできれば、コスト面でもメリットがあります。API連携を扱える人材が社内にいない場合、一から育成する方法もありますが、手間やコストを考えると外部に委託するのも1つの手です。こういった連携機能を有効に活用できれば、使いにくさの解消だけにとどまらず、購買業務の高度化・最適化や完全ペーパレス化も実現可能です。

参考：購買・調達業務のペーパーレス化のポイントと電子帳簿保存法等への対応

SAP AribaやCoupaのスペシャリストに頼る

知識がない状態で導入・運用をしてしまうと、使い勝手の悪いシステムとなってしまう可能性があります。SAP AribaやCoupaを活用して購買業務の改善を図りたいのであれば、SAP AribaやCoupaの専門家やコンサルタントに頼ってみましょう。プロの手にかかれば、SAP AribaやCoupaの運用における課題や問題点が明らかになり、状況や問題に応じたAPI開発やカスタマイズなどにも対応可能です。

サプライヤーが押さえておくべきポイント

各取引企業の操作マニュアルを適切に管理する

操作マニュアルの保管・共有方法などの運用ルールを決めておくことも重要です。これらが曖昧だと、実際にマニュアルを使いたいときにすぐに使えないといった状態になってしまいます。加えて、マニュアルの内容が変更されても、最新の内容にアップデートできないケースも生じかねません。各取引企業の操作マニュアルの管理方法を確立しておくことがとても重要です。

外部システムやツールを活用する

バイヤーのみならずサプライヤーにおいても、外部システムやツールの活用は使いにくさの解消に効果的です。活用ツールとしては、ID管理システム（適切なアカウントの管理などに利用）やメール共有システム（各種通知メールの社内展開・共有などに利用）、RPA（注文情報の転記などに利用）などが挙げられます。どのツールを利用するかについては、自社の組織体制や業務プロセスなどに加え、取引しているバイヤー企業の数や取引件数を踏まえて決める必要があります。

cXML連携を利用する

cXML を活用することで、バイヤーの購買管理システムと自社の受注システムを容易に連携することができます。それにより、サプライヤーは「手作業によるドキュメント処理」を「電子的なシステムによる自動処理」に置き換えることができ、大きな業務効率化を実現できます。

参考事例：SAP Aribaを利用するGoogle社では、サプライヤーとのcXML連携をGoogle社主導で推進しています。

SAP AribaやCoupaが使いにくいと言われないように運用をしよう

SAP AribaやCoupaには、一部UIが使いづらかったり、システム連携が難しかったりなど、使いにくさを感じる側面もあります。しかし、それはシステム自体の問題ではなく、ユーザー目線に立っていない設計構築や設定、カスタマイズがされ、使いづらくなっているケースも多いようです。せっかく導入したSAP AribaやCoupaが使いにくいと思われないように、今回解説したポイントを踏まえた円滑な運用を目指しましょう。自社だけで問題や課題の解決が難しいときは、外部のサポートやサービスの利用も検討してみる必要があります。