集中購買

集中購買とは、スケールメリットを追求してコスト削減を図る購買方法です。とりわけ、汎用品や標準品の購入においては、コストダウンに直結する非常に有効な購買手法になります。ここでは、集中購買の特徴やメリット＆デメリット、分散購買との違いを説明した上で、デメリットを補完するような活用法を解説します。

集中購買とは

集中購買とは、各拠点や事業所で必要となるモノ・サービスの購買を本社購買部門等の特定の部門で集中して行う購買方法です。集中購買では、全事業所の購買業務を1部門に集約するため、購買ボリュームが増加し、スケールメリットを活かした価格交渉がしやすくなります。その一方で、購買管理 が複雑になるので、購買統制に苦労したり、発注から納入までのタイムラグが生じるケースも出てきます。

集中購買と分散購買の違い

集中購買と分散購買の違いをまとめると以下のとおりです。

分散購買は、各拠点・事業所で必要なモノ・サービスを購買する方法です。各拠点で主体的に購買業務を行うため、利便性が高く、状況に応じた柔軟性のある購買業務が行える一方で、適正な購買統制やデータ管理ができなくなることが考えられます。

集中購買のメリット・デメリット

集中購買のメリットやデメリットは次のようにまとめることができます。

メリット

購買コスト削減の実現

スケールメリットを活かした価格交渉によりコスト削減を図ることができます。とりわけ、間接材 やMRO の購買においてはスケールメリットがとても重要です。間接材は、直接材とは異なり汎用的なものを購入するケースが多いため、購入ボリュームが非常に重要な交渉材料になります。

間接費の削減を実現

集中購買の大きなメリットの1つは間接費の削減です。拠点や部署ごとに購買担当者を配置する必要がなくなるため、人件費の削減につながります。また、購買担当者の人件費に加えて、設備投資や社会保険、福利厚生などの節約も可能になります。

購買データの可視性と管理性の向上

組織全体の購買データを把握することで、全社的な視点で網羅的かつ包括的な支出分析を行うことができます。これにより、常時支出を監視・チェックし、支出削減の機会とそれによって生じる依頼部門の不満、その不満への対応策を検討することが可能です。

サプライヤーとの関係強化

強力なサプライヤーとの関係は、集中購買の取り組みの結果生じる付加的なメリットです。サプライヤーと緊密に連携することで、取引関係が強化され、納期遵守やリードタイムの短縮、欠品の減少、品質向上、物流コストの削減などにつながります。

効率的な組織運営

集中購買体制を構築することで、個々の担当者の役割はもちろん、チーム全体の役割も明確になり、効率的な組織運営につながります。結果として、チーム内のコミュニケーション円滑化にもつながります。また、共通の購買方針やガイドラインに基づいて購買業務を行うことができるため、購買プロセスの最適化にも役立ちます。

デメリット

購買管理の煩雑化

拠点数が多い場合、各拠点の購買ボリュームの管理・集約に伴う購買管理が煩雑になりがちです。各拠点がそれぞれの利便性を追求し、それぞれの最寄り業者から個別に購入していることが多いですが、そのような各拠点の購入ルートやサプライヤーを整理して集約する作業は予想以上に困難です。また、購入ボリュームを確保するため、バイパス購買を行っているユーザーの管理・取り締まりも必要になりますが、それにより管理コストが増加してしまうこともあります。

購買リードタイムの長期化

全ての購買依頼を集中購買部門経由で行うと、発注処理に時間がかかってしまいます。購買依頼を一括にまとめたり、承認プロセスを処理したり、サプライヤーと契約交渉を行ったりと、発注に至るまでに多くのプロセスを経る必要があります。そのため、購入依頼から発注までに時間がかかり、納期が遅れる可能性があります。

集中購買を推し進めるための課題

集中購買を進めるには、社内統制が重要であることはいうまでもありません。これまで、各所で自由に購入していたものを全社最適の観点から、別の商品やサプライヤー、場合によっては従来とは異なる購入プロセスに切り替える必要があります。こうした社内統制をかけると、不満を持つユーザーがこれまで購入していたものを水面下で購入（バイパス購買）し続けるかもしれません。集中購買の推進は、言うなれば社内統制に従うユーザーの不満とのトレードオフになります。したがって、どこまでユーザーの不満を許容し、集中購買を進めるかが大きな課題になります。ユーザーに集中購買の必要性をしっかりと伝え、従わせる仕組みがあってはじめて集中購買の効果を長期的かつ安定に持続させることができます。

効果的な集中購買の実現に向けて

では、このような課題を受けて、集中購買チームはどのように対応していけばいいのでしょうか。まず、これからの集中購買は、ある程度の自由の中でユーザーが買いたい商品を選択できるような規律性と柔軟性のバランスがとれたものへと変革しなければなりません。そうなると、ただ単に標準化を推進したり、社内統制をかけるのではなく、社内のニーズをしっかり深掘りして、集中購買と購買ルール、システムをどのように融合させるかをきちんと考えていかなければなりません。このように規律性と柔軟性が重視されることによって、各社の集中購買の考え方や進め方に大きな違いが生じるようになります。また、集中購買に関する考え方や進め方の違いが、集中購買の実現具合やバイパス購買の程度として表れ、それが会社の今後を大きく左右していく要素となります。そういう意味でも、規律性と柔軟性を持った集中購買をいかに実現するのかが、今後の購買部門には強く求められます。

集中購買のデメリットを解消するためには？

集中購買のメリットを活用しつつ、デメリットを解消するためは適切なカタログ購買 やパンチアウトカタログ の活用が大きなポイントになります。カタログ購買を適正に利用することで、集中購買のメリットを損なわずに、購買統制や購買活動の見える化、スピーディーな発注などを実現できます。集中購買のデメリットをカバーできる理想的な購買業務を行えると言えます。そのような理想的な購買業務を実現するためには、大きく3つのポイントがあります。

対象となる購買品目を選定

カタログ購買を活用した集中購買の対象となる購買品目を選定し、それら品目の会社全体の購買ボリュームを把握します。

購買ボリュームを交渉材料にする

購買ボリュームを武器にサプライヤーと交渉することで、各拠点単位で個別に交渉するよりも、有利な契約条件を引き出すことができます。

有利な契約条件を全社に適用

サプライヤーから引き出した有利な契約条件を全社に適用し、その契約条件に基づいて各拠点のユーザーが発注を行うことができる仕組み・ルールを構築する。

カタログ購買を活用して理想的な集中購買を実現！

各拠点や事業所毎に行ってきた購買業務を集約することにより、時間コスト的にも大幅な削減が見込める集中購買。購買管理システム の高度化やカタログ購買機能の拡充などにより、集中購買を行いやすい土壌が広がっており、今後ますますの活用が期待されます。売上低迷や必要経費の変化などを背景にコスト削減や利益創出の必要性が高まっている現在、効果的な集中購買の取り組みは欠かせないといえるでしょう。